如果要与外国人进行沟通，写英文邮件是一件绕不过去的难题，如何更地道、更高效地进行英文邮件沟通呢？
一、邮件主题 (Subject）
邮件的主题会直接影响到邮件的打开率，所以一定要准确且简明扼要地表达邮件的主要内容，以下是可以选用的部分主题模板：
1. URGENT: action need by (date)
情况紧急，需要尽快得到回复
2. For Approval/Review:(Project name)
用于需要审批/审阅的内容或项目
3.（Project name) Meeting Prep Materials/agenda/presentations (meeting date)
某日某某会议的准备资料/会议日程/展示材料
4.（Project name) Report Updated (date)
某项目/事件截至某日的报告
5. FYI Only/No Action Needed (Project name)
表示这封邮件仅供参考，无需对方做出任何回应
6. Preview/Heads Up (project name/file name)
关于某项目/事件的预告或预先展示，heads up给对方一个提醒或引起对方的注意
二、人称问候
1. 不知收件人性别：
To whom it may concern,
Dear Sir or Madam,
2. 知道收件人性别：
Dear Mr./Mrs./Ms. + 姓，
3. 知道头衔/职位：
Dear Prof.（教授）+ 姓,
Dear Dr.（博士）+ 姓,
4. 熟悉的人
Dear + 英文名,
4. 写给整个部门（非指定人）
Dear + 部门名称 + Team,
三、自我介绍
如果是第一次给对方写信，在开头需要先做自我介绍。
This is XX.X from FJ Dynamics International Limited,
四、正文开头
英文邮件一般习惯在开头给予简单的问候，以示礼貌，然后言简意赅地表明自己写这封邮件的目的。几个常见的邮件开头如下：
1. 直接告知重点
I am writing to inquire/confirm/enquire/inform you…
I am delighted to give you the detail about…
2. 回复他人
Subsequent to our recent telephone conversation,
Further to our conversation earlier,
As we discussed over the phone,
Thank you for reaching out to us regarding…
Thank you for your email. We are pleased to confirm that…
3. 致歉
Sorry for my late reply,
Sorry it took me so long to get back to you,
4. 如果是周一或者假期后的第一天
I hope you had a great weekend!
五、正文内容
1. 一个段落一个主题，必要时可采用项目编号的格式；
2. 说明了写信目的及背景之后，接下来另起段落给与详细信息或要求对方行动，例如回信、回电、表达意见、缴交文件等。
Could you please call me later today?
Please follow up and deal with as soon as possible?
3. 注意事项
邮件中需要使用书面语，例如使用received替代got;
邮件中尽量不要用缩写，例如使用does not，而不用doesn’t
4. 多用委婉客气的语气，例如：
I was wondering if you could provide some more details,
5. 重要内容要加粗或者改变字体颜色
6. 如果需把邮件转交给相关的同事跟进，可使用：
I have copied my colleagues XXX here.
They will reach out to you directly on the details.
7. 如果邮件中要添加附件，可以使用：
Please find the attached file.
I’m enclosing…
Attached is my…
六、结尾
英文邮件的结尾通常会表示感谢、祝福、留下联络方式等：
Thank you for your time and consideration.
Thank you for your kind attention.
I look forward to hearing from you.
Should you have any questions, please feel free to contact me at +电话号码
Have a nice/great weekend! （如果是在周五发出的邮件）
Stay healthy!
七、落款
落款一般是用祝福语+署名的格式，以下词汇在正式和非正式场合皆适用：
Sincerely, / Sincerely Yours, / Yours Sincerely,
Regards, / Best Regards,
Yours, / Yours Truly, / Truly,
Best, / Best Wishes,
